Frequentemente, em nossos projetos pessoais e profissionais, temos dificuldade em atingir o nível de eficiência desejado por nós e por aqueles que dependem do nosso trabalho; dedicamos tempo demais à realização de tarefas simples, trabalhamos muito no exercício de afazeres que não importam tanto, etc. Sendo assim, nós da Diferencial Jr preparamos algumas dicas para você que quer aprimorar sua gestão do tempo e alavancar ou mesmo manter seus resultados acima da média.
- Divida o trabalho em etapas
Se encaramos uma tarefa pensando no conjunto de tudo que deve ser feito e não em cada parte, ela pode parece muito mais trabalhosa e desgastante do que realmente é, o que nos deixa muito menos motivados a iniciar. Ao dividir o trabalho em entregas de diferentes graus de importância a serem feitas em diferentes datas, evitamos isso, garantindo também que cada parte da tarefa receba a devida atenção. Essa é uma prática muito comum, por exemplo, em projetos de engenharia.
- Comece pelo mais fácil
Seguindo na mesma linha da primeira dica, começar, sempre que possível, pela parte mais fácil do que é pedido é uma boa ideia. Ao fazer isso, tem-se a impressão de que o trabalho, como todo, é fácil e até prazeroso, causando a sensação de maior motivação para realizar o que falta, até as etapas que menos agradam. É por isso, a título de ilustração, que alguém que está começando agora a tocar violão deve focar seu aprendizado nos acordes mais simples em vez de músicas inteiras complexas.
- Priorize o que importa
O trabalho duro é louvável, mas se não for feito de uma maneira inteligente, dedicando, a cada tarefa, um esforço proporcional, muito desgaste desnecessário ocorre e tempo é perdido. Deve-se sempre reservar mais tempo às etapas que evidenciem uma maior necessidade de atenção e cujas realizações impactem mais o projeto. Isso quer dizer, por exemplo, que um time de futebol que ataca bem mas também leva muitos gols deve concentrar os treinamentos em exercícios de defesa.
- Elabore um sistema
Cada pessoa tem um sistema que prefere para organizar suas tarefas: algumas gostam de manter agendas com todos os afazeres do mês, outras gostam de fazer, todo dia, pela manhã, uma lista com o que deve ser feito naquelas 24 horas, outras usam aplicativos ou sites de gerenciamento, como o Trello, etc. Isso ajuda na concretização da terceira dica e evita que você se esqueça de qualquer tarefa importante; não é à toa que a maior parte dos grandes executivos pode ser vista utilizando uma agenda ou pelo menos um bloco de notas no dia a dia.
Figura 1: Listas de afazeres são conhecidas por contribuírem para a produtividade.
- Evite o multitarefa
Na maior parte das vezes, quem faz muitas coisas ao mesmo tempo acaba não fazendo tudo da melhor forma. Sempre que possível, trabalhe em uma etapa de cada vez, procurando se esforçar ao máximo na realização eficaz daquilo, evitando se distrair por outros afazeres; tudo a seu tempo.
- Peça ajuda
“É impossível ser feliz sozinho”, já dizia a música. Se for possível compartilhar pelo menos uma parte da sua tarefa, não tenha medo de pedir ajuda; você estará evitando um desgaste desnecessário. Nem Luke Skywalker conseguiu destruir a Estrela da Morte sozinho!
- Estabeleça uma recompensa
De modo a deixar um trabalho árduo mais prazeroso e a acelerar seu término, permita-se uma recompensa mediante sua realização. Algo simples, como comer um pacote de biscoitos ou ver um episódio da série de sua preferência, já faz a diferença.
- Reduza seu tempo
Essa funciona bem para quem gosta de trabalhar sob estresse: estabeleça um determinado período de tempo não muito grande ou um prazo máximo no futuro próximo para dedicar o maior esforço possível à tarefa que deve ser realizada, sabendo que poderá descansar bem quando encerrado esse tempo. Você pode se surpreender com seu nível de eficiência em um intervalo de apenas cinco minutos!
Figura 2: Experimente fazer como o Coelho Branco e correr com o trabalho!
- Trabalhe no melhor local
Todos nós gostamos da segurança e do conforto dos nossos quartos, e é exatamente por isso que, na maior parte dos casos, eles não são locais de trabalho ideais; o efeito sedutor da cama é, simplesmente, forte demais. Quando você frequenta bibliotecas e escritórios, seu cérebro entra no “modo trabalho” e minimiza distrações, alavancando sua produtividade.
- Experimente a música
Alguns indivíduos preferem trabalhar em silêncio absoluto; outros, por sua vez, gostam de preenchê-lo com músicas de seu agrado, o que os ajuda até a focar. Álbuns de música ambiente, como “Música para Aeroportos” e “Apollo”, de Brian Eno, são excelentes para isso, mas, se você é mais eficiente ouvindo o último álbum da Taylor Swift no último volume, não há nada de errado com isso!
- Cuide de si
Há momentos em que não adianta insistir: os olhos não conseguem mais se manter abertos e o corpo clama pelo chuveiro e pela cama. Quando isso acontece, é melhor parar para descansar e deixar o trabalho para o dia seguinte. Não há sentido em se desgastar para entregar uma tarefa não tão benfeita quanto seria se você a estivesse fazendo enquanto descansado.
- Saiba descontrair
Por mais que sejamos teimosos quanto a isso na correria do dia a dia, a vida não é só trabalho. É importante ter uma “válvula de escape”, seja ela a prática de algum esporte, uma terapia, uma viagem, um hobby criativo ou mesmo o famoso happy hour. Momentos assim servem para nos “recarregar”, de modo que possamos enfrentar, renovados, os desafios do cotidiano.
Figura 3: Ouvir música ajuda muitas indivíduos no trabalho.
Adicionalmente a todas essas dicas, deve-se ter em mente que contar com a ajuda de profissionais é fundamental para atingir seu objetivo. Pensando nisso, por que não entrar em contato com a Diferencial Jr? Estamos preparados para ajudá-lo com a elaboração de soluções em engenharia!